Just nu är det många föreningar som funderar på om de behöver skjuta på sina årsmöten eller om det går att hitta lösningar för att genomföra mötena på distans. För den som aldrig tidigare har funderat på att vara med eller arrangera distansårsmöten med digitala hjälpmedel är det lätt att bli överväldigad av uppgiften och den information som finns. Var ska man ens börja?

NOD mötte Sofia Karlsson, rutinerad mötesordförande som har en brinnande passion för fysiska möten.

Hur tänker du i dessa tider? Vad har du för tips att ge?
– Jag vill börja med att säga att jag är en sann årsmötesälskare. Fysiska årsmöten, kongresser och stämmor. Det spelar ingen roll om mötet är i en källare i en mörk föreningslokal där det serveras bränt kaffe i vita plastmuggar och kanelbullelängder och där det är en succé ifall det blir över tio deltagare eller om det är en stor nationell kongress som spänner över flera dagar och det är hundratals delegater. Det är något speciellt med årsmöten oavsett storlek. Jag tänker på den som en högtid. Att ceremoniellt fira och uppmärksamma det som är ens drivkraft. Årsmöten är ju också roliga, att få träffa anda som vill och brinner för samma sak som en själv är alltid roligt.

Ett riktigt årsmöte, måste det vara fysiskt?
– Nej, så är det trots allt inte tycker jag. Det finns massor av poänger med distansmöte. Både ur tillgänglighetsperspektiv och ekonomi och även demokrati. Det ena behöver inte utesluta det andra. Det bästa är när vi i en förening kan kombinera det fysiska mötet och distansmötet på det sätt som passar just oss. Och det finns en poäng i att pröva saker som man aldrig har gjort förut. På ett sätt blir situationen med hur vi måste förhålla oss till coronaviruset även en möjlighet för civilsamhället.

På vilket sätt?
– Jag tror med den situation vi har idag så är vi många som behöver testa och pröva något som vi kanske egentligen gärna hade undvikit, för det är jobbigt med förändring för många av oss.  Och när vi gör det så kommer vi upptäcka många av fördelarna också med att ha digitala möten. När vi inte måste ha och förhålla oss till social distansering längre kommer vi kunna dra nytta av den här situationen och implementera andra sätt att mötas. Det här skyndar på en utveckling som var oundviklig, och på flera sätt välkommen, och fördelen med att vi är så många som tvingas tänka och fundera på det här samtidigt är att det blir gjort. Det finns poänger med att dra av ett plåster snabbt.

Hur ska en förening tänka kring att hålla ett årsmöte på distans och digitalt för första gången?
– Mitt viktigaste medskick är att vara tydlig och transparent från styrelsen. Berätta hur ni har tänkt och varför ni har kommit fram till det här beslutet. Just nu är det extraordinära omständigheter på grund av coronaviruset. Även om “alla” vet det, så berätta vad som ligger bakom ert beslut. Om det är relevant, berätta hur ni ser på stadgan i relation till årsmöte på distans och hur ni konkret tolkar stadgan i det här läget. Tänk också enkelt, om ni inte tidigare har haft årsmöte på distans så är det inte viktigt denna gång att pröva alla verktyg som finns, utan utgå ifrån era behov. Vilka beslut behöver ni fatta? Finns det frågor som kan tas vid ett annat tillfälle?

Finns det något annat som du skulle vilja tillägga?
– Kopiera och härma!  Ta hjälp av andra föreningar som har genomfört årsmöte på distans och gör vad de har gjort, som funkade bra. Gå till era samarbetsorganisationer eller håll utkik efter intressanta forum för civilsamhällesfrågor på sociala medier där det går att ställa frågor till andra. Där finns ofta värdefulla erfarenheter.

Foto: Sofia Kallner

Läs också: 6 tips inför det digitala årsmötet!