• Tydlighet och transparens. Var tydlig som arrangör och styrelse hur ni har kommit fram till beslutet att genomföra årsmötet på distans. Var tydliga och kommunicera på flera sätt inför årsmötet. Beroende på vilken förening ni är och vad som passar er så kommunicera via e-post-utskick, sms, ringlista. Ha information tillgängligt på hemsida och på Facebook om ni finns där. Informera om beslutet att ha årsmöte på distans och hur det kommer att gå till.

• Verktyg för årsmötet. Inventera just era behov som ni har som förening och vad som är mest tillgängligt för era medlemmar. Tänk igenom vilket syfte ni har för just det här årsmötet. Kommer ni minimera mötet för att enbart klara av de frågor ni bedömer som mest nödvändiga såsom till exempel val och frågan om ansvarsfrihet? Är det viktigt att ni ser varandra eller kan en del vara med bara med ljud? Går det att genomföra ett möte via mail, det vill säga ta besluten via mail så kallad per capsulam? Det kan vara ett alternativ om ni väljer att enbart fatta de nödvändigaste besluten.

• Innan årsmötet. Ha tydliga beskrivningar tillgängliga på hemsidan om hur mötet kommer gå till. Använd mail och andra sätt som passar er att informera era medlemmar. Gör kanske en kort filmsnutt där ordförande går igenom vad som kommer att hända. Och öva, både ni som mötesfunktionärer men om det är möjligt så bjud även medlemmar att testa tekniken innan. Uppmana även alla som ska delta att testa tekniken.

• Säkerhet. Utifrån vad ni väljer för verktyg och form för att ha mötet så behöver ni också besluta hur ni gör med röstlängd och anmälan till mötet. Har ni möte med kamera så kan det räcka för att verifiera att det är rätt medlem på plats. Håll fast vid den information som ni har gett från början och byt t.ex. inte teknik eller plattform under mötets gång.

• Under årsmötet. Var snälla mot varandra och er själva. Benämn det som strular, ha tålamod. Lägg till några extra punkter vid genomgång av hur mötet kommer genomföras. Be till exempel alla att ha sin mikrofon på ljudlöst när man inte pratar så slipper ni bakgrundsljud som kan störa. Gå igenom hur en begär ordet och hur ni fattar beslut. Beroende på verktyg så finns det olika sätt, men exempelvis kan en chatt användas för att begära ordet. Lägg in många pauser och var tydlig med ramarna. Det är alltid viktigt vid möten, men lägg lite extra tid på det när formen är ny för många. Fundera över hur ni kan ha inramningen och det sociala när det är på distans. Vilka inslag brukar ni ha och kan ni översätta dem till den här kontexten? Brukar ni ha ett invigningstal, då kanske ni ska ha det nu med, men kanske kortare eller i en annan form.

• Efter årsmötet. Gör en utvärdering tillsammans med alla som deltagit. Låt utvärderingen vara en del i er fortsatta utveckling kring hur ni har distansmöte. Låt det här bli början på något nytt. Och berätta för alla hur det gick, använd de sätt som ni brukar, till exempel nyhetsbrev, Facebook och er hemsida.

Läs också: ”Det här skyndar på en utveckling som var oundviklig, och på flera sätt välkommen” där Sofia Karlsson intervjuas om digitala årsmöten.